Resume BAB 5 Pengantar Bisnis

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

    Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagi berikut:

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu: Interaksi manusia, kegiatan mengarah pada tujuan, dan struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

     Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

            Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah : Wewenang,tanggung jawab, pertanggung jawaban, delegasi, dan koordinasi.

    Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.

    Sentralisasi VS Desentralisasi

--Organisasi yang Disentralisir—

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan seluruh sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

            Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir, adalah:

a).    Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan

b).    Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan

c).    Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan   yang seragam

Keburukannya adalah sebagai berikut :

a).    Jika perusahaan berkembang dengan pesat, naka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak

b).    Organisasi yang disentralisasi hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

--Organisasi yang Didesentralisir—

            Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

   Pembentukan Struktur Organisasi

     Herarki Tujuan

            Herarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

     Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakn perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia.

     Wewenang dan tanggung jawab

            Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian. Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melakukan tugas-tugas yang ditugaskannya. Selain itu, bawahan diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawabnya.

     Berapa Banyak yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

            Rentangan Pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Meskipun jumlah optimal pada setiap perusahaan berbeda, tetapi beberapa pendapat menyatakan bahwa manajemen puncak membawahi antara 4-8 orang.

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah : Jenis pekerjaan, pelatihan karyawan, kemampuan manajer, dan efektifitas komunikasi.

     Manajemen Komunikasi yang Efektif

            Komunikasi merupaka tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikaasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan penjelasan secara personal.

     Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

            Seorang filsuf dan sejarahwan Inggris bernama C.Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Low : “Pekerjaan itu meningkat sedemikian rupa sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.”

            Menurut Parkinson penyebab bertambahnya karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibandingkan tingkat pekerjann karena:

1).    Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan

2).    Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

   Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

            Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin komplek pula hubungan-hibingan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan hubungan tersebut yang disebut dengan bagan organisasi atau struktur organisasi.

            Sebenarnya struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee), dan organisasi matrik.

   Organisasi Garis

            --Kebaikan Organisasi Garis—

©      Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

©      Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan

©      Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah

©      Menghemat biaya

            --Keburukan Organisasi Garis—

ª       Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan

ª       Tidak adanya spesialisasi menybabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien

ª       Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

   Organisasi Garis dan Staf

            --Kebaikan Organisasi Garis dan Staf—

©      Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya

©      Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan meringankan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

©      Sraf dapat mendidik para petugas

©      Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

            --Keburukan Organisasi Garis dan Staf—

ª       Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah

ª       Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya

ª       Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

   Organisasi Fungsional

            --Kebaikan Organisasi Fungsional—

©      Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dibidangnya

©      Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi

            --Keburukan Organisasi Fungsional—

ª       Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah

ª       Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan

ª       Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi

ª       Kurangnya koordinasisering menimbulkan perselisihan diantara para manajer

   Organisasi Komite

            --Kebaikan Organisasi Komite—

©      Merupakan suatu forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota

©      Keputusan ditentukan bersama-sama

©      Menciptakan koordinasi yang lebih baik

©      Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana

            --Keburukan Organisasi Komite—

ª       Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan

ª       Keharusan untuk berkompromi

ª       Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi

ª       Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

   Organisasi Matrik

            --Kebaikan Organisasi Matrik—

©      Luwes

©      Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik

©      Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

            --Keburukan Organisasi Matrik—

ª       Pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu)

ª       Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda

ª       Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

    Kelompok Kerja

            Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kebutuhan dalam kelompok kerja, yaitu : Kebutuhan berkomunikasi, kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, dan kebutuhan akan keamanan dan perlindungan.

      Motivasi

            Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

            --Jenjang Kebutuhan Karyawan—

            Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Albraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia. Teori motivasi Maslow menekankan pada :

(a).   Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia

(b).  Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah herarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, maka kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

      Pekerjaan dan Sikap Jabatan

            Beberapa penelitian, antara lain dikemukakan oleh MaxWeber (seorang sosiolog Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “Protestan Etic the Spirit of Capitalism”, berkaitan dengan etika kerja.

            Oleh Musselmah dan Jackson, keputusan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terdapat jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

      Kepemimpinan

            Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanyamelihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.

            Menurut gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi karyawan.

Dikutip dari : Buku Pengantar Bisnis Modern

Pengarang : DR. BASU SWASTHA DH.,SE.,MBA

                     IBNU SUKOTJO W. SE.