Resume bab 4 Pengantar Bisnis

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

Pengertian Manajemen

     Arti dan Fungsi Manajemen

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

“ Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi,  mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

     Jenjang Manajemen

a).          Manajemen Puncak

Mnajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b).          Manajemen Madya

Manajemen madya atau manajemen administratif meliputi pimpinan pabrik dan manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c).          Manajemen Operasional

Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencanayang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama”, karena mereka bertanggung jawab melakukan sepervisi ke pada para karyawean yang mengerjakan kegiatan harian.

Latar Belakang Sejarah Manajemen

     Gerakan Manajemen Ilmiah

            Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The principle of Scientific Management. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, yaitu:

1.     Semua pekerjaan dapat diobservaai dan dianalisis

2.     Orang yang tepat untuk memangki jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah

3.     Menjamin bahwa cara terbaik diikuti dengan menggaji pemegang                         jabatan dengan dasar intensif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil    kerjanya.

4.     Menciptakan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan

Sekolah-sekolah tentang pemikiran manajemen

    Sekolah Klasik (Classical School)

Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengarahan, dan pengendalian.

    Sekolah Perilaku (Behavior School)

Sekolah yang disebut leadership, human relation, atau behavioral science school of management, telah menjadi populer tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

    Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Adanya komputer memungkinkan untuk mempelajari masalah-masalah yang sebelumnya terlalu komplek untuk diselesaikan.

    Analisis Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dalam dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka. Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern.

    Manajemen Hasil

MBO (Management by Objectives) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Adapun keburukannya  adalah sebagai berikut :

o       Untuk beberapa tugas, MBO sulit menemukan tujuan yang tepat

o       MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi

o       MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatau penyelesaian untuk semua masalah manajemen

o       Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

Pemecahan

    Bentuk-bentuk Pemecahan

a.     Tujuan (Objective)

b.    Kebijakan (Policy)

c.     Strategi

d.    Prosedur

e.    Aturan (Rule)

f.       Program

     Kegunaan Perencanaan

a.     Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

b.    Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

c.     Memperingan Biaya

d.    Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

     Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a.     Menetapkan tujuan

b.    Menyusun anggapan-anggapan (Premissing)

c.     Menentukan berbagai alternatif tindakan

d.    Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih

e.     Mengambil keputusan

f.       Menyusun rencana pendukung

     Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional

Dalam menyusun suatu perencanaan yang logis haruslah memperhatikan tenggan waktu tertentu. Dengan memperoleh anggapan-anggapan secara jelas, tujuan yang hendak dicapai serta kesulitan-kesulitan yang mungkintimbul didalam menyusun perencanaan, haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu tersebut.

    Jangka Waktu Perencanaan

a.    Perencanaan jangka panjang

=> co: Perencanaan pembangunan duapuluh lima tahun di Indonesia yang dikenal sebagai nama Era Pembangunan.

b.   Perencanaan jangka menengah

=>co: Pembangunan lima tahun (PELITA)

c.    Perencanaan jangka pendek

=> Perencanaan pembangunan tahunan

      Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

b.      Perubahan yang Sangat Cepat

c.       Kekuatan Internal

=> merupakan kekuatan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan, dapat berupa : Kekuatan psikologis, Kekuatan karena adanya prosedur dan kebijakan, Kekuatan sumber daya dan dana

d.      Kekuatan Eksternal

=> berkaitan dengan masalah-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya.

e.       Waktu dan Biaya

      Pengambilan Keputusan

a.    Syarat Pengambilan Keputusan

*        Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

*        Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya

*        Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan runtutan-runtutan untuk mencapai tujuan

*        Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik

b.   Alat Pengambilan Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat sperti : operation research, teori probabilitas, dan linear programming.

Selain ketiga macam alat tersebut masih terdapat beberapa teknik untuk memperbaiki kualitas, yaitu:

      Analisis Risiko

=>pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variabel krisis seperti : biaya pengenalan, biaya produksi, investasi modal yang dibutuhkan, harga, dan market share yang dapat dicapai.

      Paham Keputusan (Decision Tree)

=>cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari beberapa jenis keputusan. Masalah ini tidak dapat dilepaskan dari kondisi waktu yang akan datang.

Pengorganisasian

    Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Hubuntgan yang timbul dalam organisasi :

      Hubungan Informal

=> yang termasuk hubungan informal, yaitu, hubungan diluar pekerjaan, dan hubungan lain yang bersifat tidak resmi

   Hubungan Formal

=> merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, yaitu tanggung jawab, wewenang, dan pertanggung jawaban.

      Pola Hubungan antara Komponen Organisasi

Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memberikan pertanggung jawabannya ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, antar tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang, serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berhubungan satu sama lain.

      Rentangan Kekuasaan

©      Latihan dari bawahan

©      Pendelegasian wewenang

©      Perencanaan

©      Teknik komunikasi

      Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor sperti:

©      Didasarkan pada suatu angaka

©      Didasarkan pada Wakta

©      Didasarkan pada fungsi perusahaan

©      Didasarkan pada luas daerah operasi

©      Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

©      Didasarkan pada jenis langganan

      Karakteristik Struktur Organisasi

a.  Keseimbangan dalam Organisasi

=> Sebuah organisasi dapat dikatakan seimbang jika masing-masing bagian dialokasikan model dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b.      Fleksibel

=> merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

Pengarahan

    Prinsip-prinsip Pengarahan

                  Pngarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalamkepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyambungkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

                  Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada : Prinsip mengaruh kepada tujuan, Prinsip keharmonisan dengan tujuan, Prinsip kesatuan komando

      Cara-cara Pengarahan

§       Orientasi => merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

§       Perintah => merupakan permintaan dari pimpinan kepada bawahan untuk melakukan atau mengulang suatu kejadian tertentu pada keadaan tertentu.

§       Delegasi Wewenang => pimpinan melimpahkan sebagian dari wewewnang yang dimilikinya kepada bawahan.

      Komunikasi

                  Pinsip-prinsip dalam komunikasi:

¨      Komunikasi harus jelas

¨      Prinsip integritas

¨      Prinsip penggunaan organisasi informal

      Motivasi

¨      Motifasi Psitif

=>merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

¨      Motifasi Negatif

=> merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

Pengkoordinasian

    Prinsip-prinsip Koordinasi

ª      Prinsip kontak langsung

ª      Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

ª      Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada

    Pelaksanaan Fungsi Koordinasi      :

a).   Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksanakannya koordinasi.

b).  Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi

Pengawasan

     Pengertian

                     engawasan merupakan funsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti : Penyusunan kembali rencana baru, Penerapan sasaran target baru, Perubahan struktur organisasi, Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai baru, dan sebagainya.

    Langkah-langkah Pengawasan

a).          Menciptakan Standard

b).          Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

c).          Melakukan tindakan koreksi

    Syarat-syarat Pengawasan yang baik

©      Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktiviras)

©      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

©      Pengawasan harus mempunyai pendapatan kedepan

©      Pengawasan harus objektif, teliti, dan sesuai dengan standard yang digunakan

©      Pengawasan harus fleksibel

©      Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

©      Pengawasan harus ekonomis

©      Pengawasan harus mudah dimengeerti

©      Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/ koreksi

Dikutip dari : Buku Pengantar Bisnis Modern

Pengarang : DR. BASU SWASTHA DH.,SE.,MBA

                     IBNU SUKOTJO W. SE.